Сайн тодорхойлсон KPI үнэлгээний аргачлалыг ашиглан байгууллагад үнэлгээний системийг төлөвшүүлэх нь их чухал болж байна. Цар тахлын дараах хурдтай өөрчлөгдөж бизнесийн орчинд байгууллагууд гүйцэтгэлээ удирдах сайн системийг бий болгож чадахгүйгээр бизнесийн түлхүүр датагаа цуглуулах, бодит цаг хугацаанд мэдээллээ авч харах, датанд суурилсан оновчтой шийдвэр гаргалтыг хурдтай хийх нь маш хэцүү.
KPI үнэлгээний ямар нэг аргачлал ашигладаггүй байгууллагууд яг одоо KPI нэвтрүүлэхээр завдаж байгаа бол юун түрүүнд KPI нэвтрүүлэх төслөө төлөвлөхөөс бүх ажил эхлэнэ.
KPI нэвтрүүлэх төслийн төлөвлөгөөний ач холбогдол
KPI нэвтрүүлэх төслийн төлөвлөгөө нь байгууллагын гүйцэтгэлийн удирдлагын системийн нэвтрүүлэлтийн бүтцийг тодорхойлж байдаг. Төслийн төлөвлөгөө гаргахад бүх ажлууд хийгдэх хугацаа, хариуцах ажилтантайгаа тодорхой болдог.
Төслийн төлөвлөгөө гаргахад бүх хийгдэх ажлууд нарийн төлөвлөгддөг учир төслийн оролцогч талуудад нээлттэй мэдээлэл хүргэх, үр дүнтэй харилцааг бий болгох, төслийн цар хүрээ, хүлээлтийн зөрүүг бууруулдаг.
Сайн төлөвлөлт төслийн явцад асуудал тулгарахад ажилтнуудад болон оролцогч талуудад луужин болж, стратегийн ач холбогдолтой зорилтуудад чиглүүлэхэд тусладаг.
Төслийн төлөвлөгөөний үе шатууд
KPI нэвтрүүлэлтийн төлөвлөгөө нь байгууллагын стратеги, зорилтуудад суурилсан байх ёстой. Үүний тулд төслийг эхлэхийн өмнө бүх оролцогч талуудтай уулзалт хийж, тэдний хүлээлт, төслийн зорилтууд, цар хүрээ, үр дүн дээрээ ярилцан нэг ойлголтонд хүрэх нь чухал. Төслийн баг төлөвлөгөөг боловсруулсны дараа шаардлагатай нөөцүүдээ тодорхойлно.
Дараагийн шатанд гүйцэтгэлийн удирдлагын системийг нэвтрүүлэх бодит үйл ажиллагааг хэрэгжүүлнэ. Төслийг төслийн баг болон оролцогч талуудад сургалт өгч, төслийг хэрэгжүүлэх аргачлал дээр нэгдсэн ойлголтыг бий болгоно. Оновчтой KPI-уудыг сонгохдоо KPI сонгох воркшопыг зохион байгуулдаг. Тодорхойлсон KPI үзүүлэлтүүдээ стандарт загварын дагуу KPI документ үйлдэж, үнэлгээний системийн нээлттэй, шудрага байдлыг бүрдүүлнэ. Үүний дараа KPI-ийн үнэлгээнд шаардлагатай дата мэдээллийг цуглуулах, тайлан мэдээллийг бэлдэх үйл ажиллагааг зохион байгуулах, хариуцах ажилтнуудыг сургах ажил хийгдэнэ. Гүйцэтгэлийн үнэлгээний тайлан нь ойлгоход хялбар график дашбоардоор илэрхийлэгдэх ба ингэснээр шийдвэр гаргалтын процессийг илүү ойлгомжтой, үр дүнтэй болгоход туслана.
Нэвтрүүлэлтийн дараах үе шатанд гүйцэтгэлийн үр дүнг хэлэлцэх уулзалтыг зохион байгуулж, дотоод оролцогч талуудаас үр дүнгийн дүгнэлт, саналыг солилцох, өнөөгийн нөхцөл байдал дээр шинжилгээ хийх, байгууллагын зорилтуудын гүйцэтгэл дээр сайжруулах шийдвэр гаргалтуудыг хийдэг.
Гүйцэтгэлийн удирдлагын системийг бүтэн зургаар нь тодорхойлж, ажилтнууддаа нээлттэй мэдээллийг хүргэх нь KPI үнэлгээний системийг амжилттай нэвтрүүлэх төслийн чухал хэсэг юм.
Энэхүү агуулга нь олон улсын KPI Institute-ийн хөгжүүлсэн KPI үнэлгээний аргачлал дээр суурилсан ба тус аргачлалын тухай Certified KPI Professional сургалтын агуулгад багтдаг.
Могул Консалтинг компани нь 2019 оноос тус институтын Монгол дахь албан ёсны түншээр ажиллаж, KPI үнэлгээний аргачлалаар сургалт, зөвлөх үйлчилгээг хүргэж байна.
In brief
On introducing a KPI measurement system into an organisation. In a fast-changing post-pandemic business environment, without a sound system for managing performance it is very difficult to gather key business data, see information in real time and make sound data-based decisions quickly.
For organisations that use no KPI methodology at all and are now setting out to introduce KPIs, the article argues that everything begins with planning the implementation project. A project plan defines the structure of the rollout, makes clear the timing of each piece of work and who is responsible for it, delivers open information to stakeholders, establishes effective communication and reduces the gap between the project's scope and what people expect of it. The article then goes through the stages of the project plan.
