Багаар ажиллах нь хамтын ажиллагааны синержи үүсгэж, асуудлыг бүтээлчээр шийдвэрлэх, өндөр бүтээмжтэй ажиллах нөхцлийг бүрдүүлэхээс гадна багийн гишүүдэд урам зориг өгч, сурч хөгжих боломж, бүтээлч байдлыг нэмэгдүүлэх ба эдгээр нь эргээд гүйцэтгэлийг сайжруулдаг байна. Багаар ажиллах нь бие даан ажилладаг ажилтнуудаас ямагт илүү гүйцэтгэлтэй байдаг.
Байгууллагын ажилтан бүр ямар нэг алба нэгжийн гишүүн байдаг. Алба нэгж бүр байгууллагын нэг бүрэлдэхүүн хэсэг болж байдаг. Гэхдээ сүүлийн үед багийн зохион байгуулалт илүү уян хатан болж, богино хугацааны төслийн баг бүрдүүлэх, тодорхой даалгавар гүйцэтгэх түр зуурын баг бүрдүүлэх гэх мэт олон төрөл болсон учир ажилтан хэдэн ч багийн гишүүн байх боломжтой болсон байна.
Багийн гүйцэтгэлийн удирдлагын хамгийн эхний алхам бол багийн гүйцэтгэлийг байгууллагын зорилгод уялдуулах, байгууллагын тавьсан зорилт, KPI-уудыг багийн түвшинд буулган төлөвлөх нь чухал. Байгууллагынхаа гүйцэтгэлийг өндөрт байлгах, тавигдсан зорилтуудад хамтарч ажиллахгүй бол багийн бүтээмж хичнээн өндөр байгаад ч байгууллагын хөгжилд хувь нэмрээ оруулж чадахгүй.
Багийн гүйцэтгэлийг хэмжих гол талбарууд
Багийн гүйцэтгэлийг олон төрлийн үзүүлэлт, хэмжүүрээр үнэлж болно. Бид танд багийн гүйцэтгэлийг үнэлэх ерөнхий ойлголт өгөх зорилгоор хамгийн өргөн хэрэглэгддэг жишиг үзүүлэлтүүдийг гаргалаа.
Ажилтны оролцоо : Ажилтнуудын ирц нь багийн гүйцэтгэлийн чухал суурь нөхцөл байдаг. Учир нь ажил таслалт нь зардлыг нэмэгдүүлж, багийн бүтээмж, ажилтнуудын ёс суртахуунд сөрөг нөлөө үзүүлдэг. Түүгээр ч зогсохгүй ажлаас хоцролт нь бухимдлын эх үүсвэр болж, багийн эв нэгдэл, багийн үр ашигтай ажиллагаанд сөргөөр нөлөөлдөг. Тийм учраас ирцтэй холбоотой KPI-ууд нь багийн гүйцэтгэлийг хянах эхний чухал үзүүлэлтүүд болно.
- % Ажил таслалт : багийн гишүүдийн хэдэн хувь нь байнга ажил тасладаг, эсвэл шалтгаангүй гэнэт ажил тасладаг болохыг илэрхийлнэ.
- $ Сул зогсолтын өртөг : Багийн гишүүдийн сул зогсолтоос хамаарсан алдагдсан борлуулалтын орлогын хэмжээг илэрхийлнэ.
- # Хоцролтоос шалтгаалж алдагдсан хугацаа : Ажилтны хоцролтоос шалтгаалан алдагдсан цаг хугацааг хэмжинэ.
Хэрэглэгчийн сэтгэл ханамж : Багийн ажил бүрт гадаад/дотоод хэрэглэгч байдаг. Тэдний сэтгэл ханамж нь багийн гүйцэтгэлийг илэрхийлэх чухал үзүүлэлт болно. Хэрэглэгчийн сэтгэл ханамжийг нэмэгдүүлэх нь үр дүндээ ажлын процессийн үр ашигтай, хурдтай байдлыг нэмэгдүүлж байдаг.
- % Хэрэглэгчийн сэтгэл ханамж : Багийн хэрэглэгчдэд (ажилтнууд, ханган нийлүүлэгчид, бусад хэлтэсийн ажилтнууд эсвэл гадны үйлчлүүлэгчид) үзүүлж буй харилцаа холбоо, бүтээмж ба/эсвэл хариу үйлдэл гэх мэт үйл ажиллагаа хоорондын үйлчилгээнд үзүүлж буй сэтгэл ханамжийн түвшинг хэмждэг.
Ажилтны тогтвортой байдал : Ажилтан тогтвортой ажиллахгүй байх, багийн гишүүдийн оролт, гаралтын түвшин өндөр байх нь багийн бүтээмжинд шууд нөлөөтэйгөөс гадна байгууллагын гүйцэтгэлд сөрөг үр дагавар авчирдаг. Тогтвортой байдалд багийн гүйцэтгэлээс гадна хүний нөөцийн албаны бодлого нөлөөлж байдаг, ажиллах орчин, цалин урамшуулал, мэргэжлийн өсөлт хөгжлийг хангах боломж гэх мэт. Гэсэн хэдий ч багийн оролт гаралт өндөр байх нь багт асуудал байна гэсэн үг.
- % Ажилтны эргэц : Тайлант хугацаанд багийн гишүүдийн ажлаас гарсан түвшинг илэрхийлдэг. (жишээ нь сар, улирал, жил гэх мэт).
- % Ажилтны тогтвортой байдлын түвшин : Тайлант хугацааны эцэст тогтвортой ажиллаж байгаа ажилтны тоог хугацааны эхэнд ажиллаж байсан нийт ажилтны тоотой харьцуулж тооцно.
Ажилтны сэтгэл ханамж : Судалгаанаас харахад ажилтнуудын сэтгэл ханамж болон оролцоо нь гүйцэтгэлийн өсөлттэй шууд хамааралтай байдаг. Ур чадварыг хөгжүүлэх, тэдэнд итгэх итгэл, үнэнч шударга байдлыг бий болгох, цаашдын карьераа хөгжүүлэх боломжийг бүрдүүлэх зэрэгээр компани ажилтнуудынхаа оролцоог нэмэгдүүлэх боломжтой байдаг.
Ажилтны сэтгэл ханамж, оролцоог дараах KPI-аар хэмжээрэй.
- % Ажилтны сэтгэл ханамж : Ажилтны сэтгэл ханамж, мотивацийн түвшинд тэдний хариуцаж байгаа ажил, ажиллах орчин, үүрэг роль, баг, удирдлагын арга барил, мэргэжлээрээ өсч хөгжих боломж талаас нь хэмждэг.
- # Ажилтны оролцооны индекс : Ажилчдын идэвх, үүрэг хариуцлага, урам зориг, тууштай байдал, өөрийн үзэмжээр ажиллах хүчин чармайлтаар нь тэдний ажлын идэвх, үүрэг хариуцлагын түвшинг хэмждэг.
Ажилтны бүтээмж : Нэг ажилтны бүтээмж нь багийн гүйцэтгэлийн түлхүүр элемент юм. Дараах KPI-ийг ашиглан багийн гишүүдийн багийн гүйцэтгэл, байгууллагын зорилгын биелэлт дэх оролцоог хэмжиж болно.
- $ Нэг ажилтанд ногдох ашиг : Нийт ашгийн дүнд багийн оруулсан хувь нэмрийг хэмждэг. Энэ нь үйлчилгээний салбар гэх мэт хэрэглэгчдэд чиглэсэн бизнесүүдэд онцгой чухал үзүүлэлт юм.
- $ Нэг ажилтанд ногдох борлуулалт : Борлуулалтанд нөлөөлж буй багийн гишүүний бүтээмж, үр ашигт ажиллагааг хэмжинэ.
- % Хүний нөөцийн хөрөнгө оруулалтын өгөөж : Багийн хүний капиталд оруулсан хөрөнгө оруулалтын өгөөжийг хэмждэг.
- $ Хүний нөөцийн нэмэгдсэн үнэ цэнэ : Багийн гишүүдийн бүтээмжтэй үйл ажиллагаагаар дамжуулан бий болсон үнэ цэнийг хэмждэг. Орлогоос хөдөлмөрийн зардлаас бусад бүх зардлыг хасч, залруулсан ашгийн тоог нийт ажиллагсдын тоонд хуваах замаар тооцсон үйл ажиллагааны ашгийн тохируулсан үзүүлэлтийг тусгана.
OKR уу эсвэл KPI уу?
Зарим тохиолдолд багийн бүтээмж нь байгууллагын орлого, ашигтай шууд хамааралгүй тохиолдолд (жишээ нь дэмжих функцийн баг) KPI биш харин OKR (Зорилго ба гол үр дүн) ашиглан бүтээмжийг хэмжих нь тохиромжтой байдаг. OKR нь сайн тодорхойлсон зорилго, нэг буюу хэд хэдэн гол үр дүнг агуулдаг. OKR нь тодорхой, хэмжигдэхүйц үйлдлээр зорилгодоо хэрхэн хүрэхийг тодорхойлоход тусалдаг.
Дүгнэлт
Багийн гүйцэтгэлийг хэмжих нь нарийн, цогц үйл ажиллагаа юм, тухайн багийн үйл ажиллагааны онцлог, ажил мэргэжлийн ялгаа, ажлын ачааллаас хамааран олон талаас нь шинжлэх хэрэгтэй. Дээр дурдсан үзүүлэлтүүд нь бүх багуудын гүйцэтгэлийг хэмжихэд тохирох албагүй. Гэсэн хэдий ч, эдгээр KPI нь таны ажилтны гүйцэтгэлийн удирдлагын тогтолцоог бий болгох тогтвортой суурь болж өгөх болно.
Манай KPI Essentials гүйцэтгэлийн удирдлагын сургалтаас багийн болон ажилтны гүйцэтгэлийн үнэлгээний талаар илүү ихийг олж мэдээрэй.
Working as a team creates the synergy of collaboration, solves problems creatively and establishes the conditions for high productivity; it also motivates team members, increases opportunities to learn and grow, and encourages creativity — all of which in turn improves performance. Teams consistently outperform individuals working alone.
Every employee in an organisation is a member of some unit, and each unit forms a component of the organisation. Recently, however, team structures have become far more flexible — short-term project teams, temporary teams formed for a specific assignment and many other arrangements — so an employee may now belong to several teams at once.
The first step in managing team performance is to align the team's performance with the organisation's goals: the objectives and KPIs set by the organisation must be cascaded down and planned at team level. Without working together on the objectives that keep organisational performance high, however productive a team is, it will not contribute to the organisation's development.
The main areas for measuring team performance
Team performance can be evaluated through many different indicators and measures. To give you a general picture of team performance measurement, we have set out the most widely used benchmark indicators.
Employee attendance: attendance is an important foundation of team performance, because absenteeism increases costs and has a negative effect on team productivity and on employee morale. Beyond that, lateness becomes a source of frustration and undermines team cohesion and effective teamwork. Attendance-related KPIs are therefore the first important indicators for monitoring team performance.
- % Absenteeism: shows what proportion of team members are regularly absent, or absent suddenly and without cause.
- $ Cost of downtime: expresses the sales revenue lost as a result of team members being idle.
- # Time lost to lateness: measures the time lost because employees arrive late.
Customer satisfaction: every piece of a team's work has an external or internal customer, and their satisfaction is an important indicator of the team's performance. Raising customer satisfaction ultimately increases the efficiency and speed of the work process.
- % Customer satisfaction: measures the level of satisfaction with the service provided between functions — communication, productivity and/or responsiveness — to the team's customers (employees, suppliers, staff of other departments or external clients).
Employee retention: employees not staying, and a high rate of people joining and leaving a team, directly affects team productivity and brings negative consequences for organisational performance. Retention is influenced not only by team performance but also by HR policy — the working environment, pay and incentives, the opportunity for professional growth and development, and so on. Even so, a high turnover in a team means there is a problem in that team.
- % Employee turnover: expresses the rate at which team members left during the reporting period (for example a month, a quarter or a year).
- % Employee retention rate: calculated by comparing the number of employees still with the team at the end of the reporting period with the total number employed at the start of it.
Employee satisfaction: research shows that employee satisfaction and engagement are directly related to improvements in performance. A company can increase engagement by developing skills, building trust and integrity, and creating opportunities for people to develop their future careers.
Measure employee satisfaction and engagement with the following KPIs.
- % Employee satisfaction: measures the level of employee satisfaction and motivation in terms of the work they are responsible for, the working environment, their role, the team, the management style and the opportunity to grow professionally.
- # Employee engagement index: measures the level of employees' activity and sense of responsibility through their initiative, accountability, motivation, persistence and discretionary effort.
Employee productivity: the productivity of an individual employee is a key element of team performance. The following KPIs can be used to measure team members' contribution to team performance and to the achievement of organisational goals.
- $ Profit per employee: measures the team's contribution to total profit. This is a particularly important indicator for customer-facing businesses such as services.
- $ Revenue per employee: measures the productivity and efficiency of a team member's contribution to sales.
- % Return on human capital investment: measures the return on the investment made in the team's human capital.
- $ Human capital value added: measures the value created through the productive activity of team members. It reflects an adjusted operating profit figure, calculated by subtracting all costs other than labour costs from revenue and dividing the adjusted profit by the total number of employees.
OKRs or KPIs?
In some cases — where team productivity is not directly related to the organisation's revenue and profit, for example in a support-function team — it is more appropriate to measure productivity with OKRs (Objectives and Key Results) rather than KPIs. An OKR consists of a well-defined objective and one or several key results. OKRs help to define how the objective will be reached through specific, measurable actions.
Conclusion
Measuring team performance is a detailed and complex activity that has to be analysed from many angles, depending on the nature of the team's work, differences between occupations and the workload. The indicators described above will not necessarily suit the measurement of every team's performance. Even so, these KPIs provide a solid foundation on which to build your employee performance management system.
Find out more about team and employee performance measurement in our KPI Essentials performance management programme.
