Ихэнх байгууллагуудын хувьд үндсэн үйл ажиллагаанд оролцдоггүй, дэмжлэг үзүүлэх үүрэгтэй Хүний нөөц, Санхүү, Мэдээлэл технологи гэх мэт алба хэлтсүүдийн гүйцэтгэлийг хэмжихэд түвэгтэй байдаг.
Учир нь борлуулалт, үйлдвэрлэл гэх мэт үндсэн үйл ажиллагаа хариуцсан алба хэлтсүүдтэй харьцуулахад ажлын үр дүнг шууд хэмжих боломжгүй байдаг. Жишээ нь хэмжихэд хялбар үзүүлэлтүүдээр дэмжлэг үзүүлэгч алба хэлтсүүдээ үнэлдэг түгээмэл алдаа байдаг. Жишээ нь борлуулалтын дүн, үнийн саналын амжилтын хувь гэх мэт.
Байгууллагын гүйцэтгэл хамгийн сайн байх гол зарчим нь байгууллагын стратегийн зорилтуудыг алба хэлтэс, ажилтны түвшинд уялдуулан буулгаж төлөвлөх, хэтэрхий үндсэн үйл ажиллагаанд төвлөрөхгүй байх нь чухал.
Санхүүгийн албаны хувьд түгээмэл ашиглагддаг KPI-ууд :
Чанарын KPI-ууд :
% Нэхэмжлэлийн алдаагүй байдал
% Төлбөр шилжүүлгийн алдаагүй байдал
# Санхүүгийн тайлан дахь алдаа
% Аудитын зөвлөмжийг хэрэгжүүлсэн байдал
Цаг хугацааны KPI-ууд :
# Нэхэмжлэл боловсруулах дундаж хугацаа
# Цалин бодолтын хугацаа
% Цаг хугацаандаа хийгдсэн санхүүгийн тайлан
# Авлага барагдуулах хугацаа
Ерөнхий KPI-ууд :
# Дотоод гомдлын тоо
# Дотоод хэрэглэгчдийн сэтгэл ханамж
% Хугацаандаа хийж гүйцэтгэсэн ажлууд
% Сайжруулсан дотоод процедур
# Санхүүгийн ажилтнуудын сэтгэл ханамж
Алба хэлтсийн стратеги, тавигдсан зорилтуудад тулгуурлан гүйцэтгэлийг үнэлэх оновчтой KPI-уудыг сонгодог. Томоохон байгууллагуудын хувьд Санхүүгийн алба нь хэд хэдэн багаас бүрддэг, жишээ нь авлага хариуцсан баг, өглөг хариуцсан нягтлан бодогч нар, цалин хариуцсан нягтлан бодогч нар гэх мэт. Энэ тохиолдолд бүх үндсэн үйл ажиллагааны явцыг Хяналтын самбарт өдөр тутамдаа хянах, стратеги зорилтын гүйцэтгэлийг Үнэлгээний хуудас дээрээ хянадаг.
Санхүүгийн албаны чиг үүргийг тодорхой гаргаж, стратегиа зөв тодорхойлсноор байгууллагад оруулах хувь нэмрийг тодорхойлох боломжтой. Энд тавигдсан зорилтууд нь менежерүүдэд байгууллагадаа оруулах хувь нэмрийг ойлгоход тусладаг бол KPI нь тэднийг чухал зүйл дээрээ төвлөрч ажиллахад тусладаг.
Тийм учраас зөв зорилтынхоо гүйцэтгэлийг зөв KPI-аар хэмжиж байгаа эсэхээ баталгаажуулах нь маш чухал.
In brief
On how to measure the performance of a finance department. For most organisations it is difficult to measure the performance of support functions such as HR, finance and IT that are not part of the core activity.
The reason, the article explains, is that their results cannot be measured directly in the way sales or production can, and a common mistake is to appraise support departments with indicators that are simply easy to measure — sales figures or the win rate on quotations, for example. It argues that the principle behind the best organisational performance is cascading strategic objectives down to department and employee level in an aligned way, and not focusing too heavily on the core activity. It then lists the KPIs commonly used for a finance department.
