Төслийн удирдлага бол эхлээд дуусдаг процесс төдий биш, өндөр ур чадвар шаардагддаг үйл ажиллагаанд тооцогдох болжээ. Project Management Institute-ээс гаргасан Pulse of the Profession тайланд дурдснаар компанийн топ удирдлагууд төслийн удирдлагад ихээхэн ач холбогдол өгдөг болсон байна.
Судалгаанд оролцогчдын талаас илүү хувь нь төслийн удирдлагыг шинэ соёл болгон нутагшуулсан байдаг бол төслийн удирдлагыг стратегийн түвшний өрсөлдөх чадвар гэж үзээгүй байгууллагуудын 67%-ийн төсөл нь бүтэлгүйтсэн тоо баримт байдаг байна.
Өнөөдөр цар тахлаас шалтгаалсан тодорхойгүй нөхцөл байдалд төслийн менежерүүд илүү стратегийн түвшинд дасан зохицох талаар бодох хэрэгтэй болж байна. Энэ нь илүү олон оролцогч талууд болон зах зээлийн хурдтай өөрчлөлтөнд дасан зохицох явдал юм.
Жишээ нь барилгын компаниуд болон ажилтнууд төслөө хэрэгжүүлэх явцад шинэ шинэ сорилуудтай тулгарч байна. Markets and Markets-ийн тайланд бактерийн эсрэг барилгын материал, түүхий эдийн үнийн хэлбэлзэл, ялангуяа орон сууцны барилгын салбарын нийлүүлэлтийн сүлжээний өөрчлөлтийн талаарх мэдлэг нэмэгдэж байгааг онцлон тэмдэглэсэн байна.
Тасралтгүй өөрчлөгдөх бизнесийн орчинд байгууллагууд хэрхэн төслүүдээ амжилттай удирдаж, багаа бүрэн дүүрэн ашиглаж, эцсийн хугацааг хэрхэн биелүүлж, бүтээмжийн өндөр түвшинд хүрч, үр дүнд хүрэх вэ?
Төслийг удирдлагын үе шат тус бүрийн хувьд илүү тодорхой, төвлөрсөн, илүү сайн гүйцэтгэлтэй байхын тулд гүйцэтгэлийг үнэлэх гол үзүүлэлтүүдийг (KPI) зөв сонгох, ашиглахаас эхлэнэ.
Төслийн удирдлагад яагаад KPI ашигладаг вэ?
Гүйцэтгэлийн түлхүүр үзүүлэлт буюу KPI гэдэг нь байгууллагын тавьсан зорилтонд хүрэх үр дүнгийн гүйцэтгэлийг илэрхийлдэг. Төслийн удирдлагын хувьд төслийг гүйцэтгэх явц, үр дүнгийн чанар, төслийн хүлээгдэх үр дүнгүүдийг KPI-аар илэрхийлж болно.
KPI-ийг бүхий л салбарт, бүхий л функциональ албадуудад ашигладаг. Гэхдээ байгууллага бүрт, салбар бүрт харилцан адилгүй KPI-ууд ашигладаг. Байгууллагын үйл ажиллагаа явуулж байгаа орчин, урдаа тавьсан зорилго зорилтуудаас шалтгаалж тэднийг ялгаатай сонгодог. KPI Institute-ийн хөгжүүлсэн KPI үнэлгээний аргачлалын тухай Certified KPI Professional сургалтаас та илүү дэлгэрэнгүй суралцах боломжтой.
Төслийн удирдлагад хамгийн үр дүнтэй ашиглагдаж байгаа KPI-уудыг хураангуйлсан TOP25 Project Management KPIs – 2020 Extended Edition-ийг танилцуулж байна. Эдгээр түлхүүр үзүүлэлтүүд нь дэлхийн хамгийн том KPI-ийн сан болох smartKPIs.com онлайн сангаас хамгийн олон хүн үзэж, татаж авсан үзүүлэлтээр нь тодорхойлсон байна.
Төслийн удирдлагын процесст хамгийн их ашиглагддаг ТОП25 KPI :
- Төслийн төсөвт хэд хэдэн төрлийн нөөцийг авч үздэг.
- % Project budget variance
- % Project or program budget spent on training
- $ Project budget size
- Төслийг үнэлэхдээ төслийг хэрэгжүүлэх болон түүний үр дүнтэй холбоотой процессийг авч үздэг.
- % Project resource utilization
- $ Profit per project
- # Cost Performance Index (CPI)
- # Project issues addressed ratio
- % Requirements changed during project execution
- % Project budget overruns rate
- # Projects issues identified
- # Projects per project manager
- $ Project cost savings from innovation
- Төслийн цагийн хуваарь нь төслийн явцыг төлөвлөх, дараа нь тайлагнахдаа ашигласан хуваарь эсвэл диаграмыг ашиглахтай холбоотой юм.
- % Overdue project tasks
- % Project milestones missed
- % Project schedule variance
- # Requests for time extension submitted
- % Time spent on new projects development
- $ Estimate at Completion (EAC)
- % Delivery deadlines met
- # Time per project task
- # Project delay
- % Timely production of management reports
- % Project completion predictability
- Төслийн багийн гүйцэтгэл гэдэг нь компанийн хамт олны хэрэгцээ, хүлээлтэнд нийцсэн гүйцэтгэлийг илэрхийлнэ.
- # Conflicts arising during the project
- # Project managers to staff ratio
KPI тус бүрийн тухай танилцах, түүнийг хэрхэн оновчтой ашиглах талаар суралцахыг хүсвэл та доорх формыг бөглөж манай Certified KPI Professional сургалтанд оролцохыг урьж байна.
In brief
On adapting to change and the top 25 KPIs for measuring project management performance. Project management is no longer treated as a process that simply starts and finishes but as an activity demanding high skill; the Project Management Institute's Pulse of the Profession report is cited as showing that senior executives now give it considerable weight.
The article notes that more than half of the survey respondents had embedded project management as a new culture, while 67% of projects failed in organisations that did not regard project management as a strategic capability. It argues that in the uncertainty caused by the pandemic project managers have to think about adapting at a more strategic level — to more stakeholders and to rapid market change — citing construction as an example, with a Markets and Markets report on antibacterial building materials, raw-material price volatility and shifting supply chains in residential construction. It then explains why KPIs are used in project management and lists the 25 most widely used.
Sources: Project Management Institute, Pulse of the Profession; Markets and Markets
