Гүйцэтгэлийн түлхүүр үзүүлэлт буюу KPI-ийг оновчтой сонгох нь жил бүрийн төлөвлөгөө гаргах, гүйцэтгэлийг үнэлэхэд тулгардаг асуудал байдаг. Бидний сонгосон түлхүүр үзүүлэлтүүд тухайн зорилтын гүйцэтгэлийг зөв хэмжиж байна уу гэдэг асуулт байнга бидэнд ирдэг. Тэгвэл байгууллагууд KPI-аа сонгохдоо дараах 10 алдаа хамгийн түгээмэл гаргадаг ба түүнээс сэргийлж цаг хугацаа, нөөцөө хэмнэх зөвлөгөөг хүргэж байна.
- KPI-ийг стратеги зорилтуудтайгаа уялдаагүй сонгох
KPI нь танай байгууллагын стратеги зорилтуудтай уялдаж сонгосон байх нь стратегийн шийдвэр гаргалтын үед тоон мэдээлэл бүрдүүлж, түүн дээр суурилсан шинжилгээ хийхэд гол үнэ цэнэ өгдөг. Стратегитай холбоогүй тохиолдолд та бизнест ашиггүй мэдээлэл цуглуулахад асар их цаг хугацаа, нөөцийг үр ашиггүй зарцуулна.
KPI нь таны бизнест чухал ач холбогдолтой тоон мэдээллийг илэрхийлж байх нь түүний гол үнэ цэнэ юм. Тиймээс, танай бизнес юунд хүрэхийг хичээж байгаа, ямар зорилтуудад чиглэж байгаа гэдгээ тодорхойлж, түүний хэрэгжилтийг хэмжих KPI-ийг сонгох нь чухал.
- Хэмжихэд хялбар бүхнийг хэмжих
Харамсалтай нь хэмжих боломжтой зүйлс нь хэмжих шаардлагатай зүйлсээс ялгаатай байдаг. Тийм учраас бизнесийн хувьд чухал биш боловч хэмжиж чадахыг хэмжиж гүйцэтгэлийн үнэлгээ гаргадаг нь түгээмэл гардаг алдааны нэг юм.
- Хийж байгаа ажил бүрээ хэмжих
Байгууллага дээр хийгдэж байгаа ажил бүрийн гүйцэтгэлийг хэмжиж, үйл хөдлөл бүрээ KPI-жуулах алдаа их гардаг. Их хэмжээний дата цуглуулж, үнэ цэнэ өгөхгүй, шийдвэр гаргалтанд шаардлагагүй KPI-уудыг хэмжихэд ихээхэн цаг хугацаа, нөөцөө зарцуулах алдаа гардаг.
- Бусад байгууллагын KPI-ийг хуулбарлах
KPI-ийг сонгохдоо салбарын шилдэг туршлагыг судлах нь зөв хэдий ч бусад байгууллагын ашиглаж байгаа KPI-ыг шууд хуулбарлан ашиглах нь маш том алдаа. KPI-ийг сонгох хамгийн чухал шалгуур нь танай бизнесийн зорилтыг хэмжиж чадаж байгаа эсэх юм, тийм учраас KPI expo буюу боломжит KPI-ийн санг үүсгэж, байгууллагын удирдлага, менежерүүд хамт хэлэлцэж сонгох нь хамгийн үр дүнтэй.
Судалгааны байгууллагууд, мэргэжлийн экспертүүдийн гаргадаг түгээмэл ашиглагдаж байгаа KPI-ууд нь танай байгууллагын зорилтод нийцэх албагүй бөгөөд тэдгээрийг сонгож ашиглах нь танай тавьсан стратеги зорилтоос шууд хамаарна.
- Хэт олон хэмжүүр үзүүлэлтүүд ашиглах
Санхүүгийн үзүүлэлтүүдээс эхлээд борлуулалт, маркетинг, үйлдвэрлэлийн гэх мэтчилэн маш олон төрлийн KPI үзүүлэлтийг сонгох боломжтой байдаг. Гэхдээ эндээс түлхүүр үзүүлэлт буюу зорилтын гүйцэтгэлийг илэрхийлэх чухал үзүүлэлтээ сонгох нь чухал. Бизнес удирдагчдын хувьд бизнесийн гүйцэтгэлээ харж шинжилгээ хийхийн тулд олон үзүүлэлт бүхий урт жагсаалт эсвэл маш том дашбоард байхаас илүүтэй чухал үзүүлэлтүүдийг агуулсан, товч тодорхой үнэлгээний хуудас байх нь оновчтой шийдвэр гаргалтанд туслана.
- KPI-ийг урамшуулалтай холбосон буруу ойлголт
KPI үнэлгээнд суурилсан бонус урамшуулал, цалингийн өсөлтийн бодлого нь ихэнх байгууллагад буруу ойлголттой хэрэгжүүлсэн байдаг. KPI үнэлгээний гол зорилго нь тавьсан зорилгодоо хүрсэн байдал, хэрэгжилтийг хэмжиж, түүн дээрээ дүн шинжилгээ хийх, сайжруулах алхмуудыг тодорхойлж, гүйцэтгэлийг сайжруулах зорилготой. Харин урамшууллын хэмжээг тодорхойлох зорилгоор ашиглаж байгаа гэх мэт буруу ойлголт нь гүйцэтгэлийн үнэлгээний тогтолцооны хэрэгжилтэнд сөргөөр нөлөөлж, гүйцэтгэлийг бодит бусаар үнэлэх шалтгаан болдог.
- KPI сонголтонд шаардлагатай оролцогч талуудыг оролцуулахгүй байх
Байгууллагын удирдах ажилтнууд бизнесээ том зургаар нь харж, зорилго зорилтуудаа төлөвлөх ажил дээр их анхаарал тавьдаг. Харин тэдгээр зорилтуудын хэрэгжилтийг хэмжих түлхүүр үзүүлэлтийг сонгох ажлыг нэг их чухалчилдаггүй. Энэ бол алдаа. Байгууллагын гүйцэтгэлийг хэмжих үзүүлэлтүүдийг сонгохдоо байгууллагын удирдлагууд, дунд шатны удирдлагууд, ажилтны төлөөллүүд хамтран хэлэлцэж сонгохыг бид зөвлөдөг.
- KPI үнэлгээний тоон мэдээлэл дээр шинжилгээ хийдэггүй
Гүйцэтгэлийн үнэлгээ хийснээр байгууллагад маш үнэ цэнэтэй тоон мэдээлэл бий болдог. Түүн дээр шинжилгээ хийж, цаашдын гүйцэтгэлээ сайжруулах шийдвэр гаргалт хийх нь гүйцэтгэлийн удирдлагын чухал нэг алхам юм. Үнэлгээг ихэвчлэн гүйцэтгэлийн удирдлагын чиг үүрэг хариуцсан ажилтнууд хийдэг ба эндээс гарч байгаа тоон мэдээлэл бүхий тайлангийн үнэ цэнийг шийдвэр гаргагчид, удирдлагууд л ашиглах боломжтой.
- KPI-аа шинэчилж, сайжруулдаггүй
Сонгосон KPI-уудын үнэлгээг гаргах бүртээ энэ KPI оновчтой байж чадаж байна уу, манай стратеги зорилттой хамааралтай байна уу, бизнесийн чухал шийдвэр гаргалтуудад хэрэгтэй тоон мэдээллийг өгч чадаж байна уу гэдгээ байнга хянаж байх хэрэгтэй. KPI үзүүлэлтийг сольж өөрчлөхөөс айж болохгүй. Учир нь бизнесийн нөхцөл байдал, тавьж буй зорилтууд өөрчлөгдөх бүрт KPI-ийн хэрэгцээ өөрчлөгдөх боломжтой. Тавьсан зорилтуудаа өөрчлөх бүртээ түүний гүйцэтгэлийг хэмжих KPI-ууд нь оновчтой байна уу гэдгээ эргэн харж, сайжруулж байх шаардлагатай.
- KPI-ийн үр дүнд суурилж шийдвэр гаргах, үйлдэл хийхгүй байх
KPI нь стратегийн хэрэгжилтийг илэрхийлж, бизнесийн бодит баримтанд суурилсан шийдвэр гаргахад мэдээлэл өгөх боломжтой, гэхдээ зөвхөн менежерүүд түүний дагуу шийдвэр гаргаж, тодорхой сайжруулах үйлдлүүд хийдэг үед л үнэ цэнэ бий болно. Эцсийн эцэст, та KPI-ээ стратегидаа хэр гайхалтай нийцүүлэн сонгосон, хичнээн гайхалтай тайлан гаргаж танилцуулсан нь хамаагүй, хэрэв түүн дээр суурилан шийдвэр гаргах, гүйцэтгэлээ нэмэгдүүлэхийн тулд KPI-ээ ашиглаагүй бол цаг хугацаа, хүчин чармайлтаа дэмий үрж байна л гэсэн үг.
Оновчтой сонгосон KPI-ууд бүхий гүйцэтгэлийн төлөвлөлт нь одоогийн гүйцэтгэлийн түвшинг тодорхой харуулж, танай баг бизнесийг стратеги зорилгодоо хүрэхэд ойртуулах илүү сайн шийдвэр гаргахад тусална. Эдгээр 10 бэрхшээлээс зайлсхийснээр та KPI-уудыг төлөвлөсний дагуу боловсруулж, хэрэгжүүлж, ашиглаж байгаа эсэхийг баталгаажуулж, компанийн тавьсан зорилтдоо хүрэхэд нь туслах болно.
Selecting the right key performance indicators is a problem that arises every year when plans are drawn up and performance is evaluated. The question of whether the key indicators we have chosen are measuring performance against the objective correctly comes to us constantly. Here are the ten mistakes organisations most commonly make when selecting KPIs, together with advice on avoiding them and saving time and resources.
- Selecting KPIs that are not aligned with strategic objectives
Selecting KPIs aligned with your organisation's strategic objectives is what gives them their main value: they build the quantitative information used in strategic decision-making and support the analysis based on it. Where there is no connection to strategy, you will spend an enormous amount of time and resources gathering information that is of no use to the business.
The main value of a KPI is that it expresses quantitative information of real importance to your business. It is therefore essential to define what your business is trying to achieve and which objectives it is pursuing, and to select the KPIs that measure their delivery.
- Measuring everything that is easy to measure
Unfortunately, the things that can be measured differ from the things that need to be measured. Producing a performance appraisal by measuring what you are able to measure, rather than what matters to the business, is one of the most common mistakes.
- Measuring every piece of work you do
The mistake of measuring the performance of every piece of work being done in the organisation and turning every action into a KPI is a frequent one. It leads to gathering large volumes of data and spending considerable time and resources measuring KPIs that add no value and are not needed for decision-making.
- Copying other organisations' KPIs
Although it is right to study best practice in your sector when selecting KPIs, directly copying and using the KPIs another organisation uses is a very serious mistake. The most important criterion in selecting a KPI is whether it is capable of measuring your business's objective. It is therefore most effective to create a KPI expo — a pool of possible KPIs — and to have the organisation's executives and managers discuss and select from it together.
The commonly used KPIs published by research organisations and professional experts need not fit your organisation's objectives, and whether you select and use them depends directly on the strategic objectives you have set.
- Using too many measures
It is possible to select a great many kinds of KPI — financial indicators, sales, marketing, production and so on. But it matters that you select from these the key indicator, the one that expresses performance against the objective. For business leaders, a concise and clear scorecard containing the important indicators helps sound decision-making more than a long list of many indicators or a very large dashboard.
- A mistaken understanding that links KPIs to rewards
Bonus, reward and pay-increase policies based on KPI appraisal are implemented with a mistaken understanding in most organisations. The main purpose of KPI appraisal is to measure the degree to which the goals set have been reached and delivered, to analyse that, to identify improvement steps and to improve performance. A mistaken understanding — such as using it to determine the size of a reward — has a negative effect on the implementation of the performance appraisal framework and becomes a reason for performance being appraised unrealistically.
- Not involving the necessary stakeholders in KPI selection
An organisation's executives look at the business in broad terms and give considerable attention to the work of planning goals and objectives. But they do not treat the work of selecting the key indicators that measure delivery of those objectives as being particularly important. That is a mistake. We advise that when selecting the indicators that measure organisational performance, executives, middle managers and employee representatives should discuss and choose them together.
- Not analysing the quantitative information from KPI appraisal
Carrying out performance appraisal creates very valuable quantitative information for an organisation. Analysing it and making decisions to improve future performance is an important step in performance management. The appraisal is usually carried out by the staff responsible for the performance management function, and the value of the resulting reports containing that quantitative information can only be used by decision-makers and executives.
- Not renewing and improving your KPIs
Every time you produce an appraisal of the KPIs you have selected, you need to keep checking whether the KPI is still the right one, whether it relates to your strategic objectives, and whether it is capable of providing the quantitative information needed for important business decisions. You must not be afraid to change or replace a KPI, because the need for a KPI can change whenever business conditions and the objectives being set change. Every time you change the objectives you have set, you need to look again at whether the KPIs measuring their delivery are still the right ones, and improve them.
- Not making decisions or taking action on the basis of KPI results
KPIs express the delivery of strategy and can provide information for decisions grounded in real business facts — but value is created only when managers actually make decisions on that basis and take specific improvement actions. In the end, it does not matter how brilliantly you have aligned your KPIs with your strategy or how impressive the report you presented was: if you have not used your KPIs to make decisions and raise performance, you are wasting your time and effort.
Performance planning with well-chosen KPIs shows the current level of performance clearly and helps your team make better decisions that bring the business closer to its strategic goals. By avoiding these ten difficulties, you will confirm that your KPIs are being developed, implemented and used as planned, and they will help you reach the objectives the company has set.
