Сайн гүйцэтгэлийн удирдлагын системийн элементүүдийг тодорхойлоход хялбар боловч түүнийг байгууллагын үйл ажиллагаанд нэвтрүүлэн ашиглах нь бодож байснаас түвэгтэй байдаг.
Гүйцэтгэлээ үр дүнтэй удирдах нь байгууллагын стратегийн зорилтууд биелэх гол түлхүүр хүчин зүйл юм. Ажилтнууд болон нөөцүүдээ байгууллагын стратеги зорилтод уялдуулан албан болон албан бус процессоор удирдахад гүйцэтгэлийн удирдлагын оновчтой систем тусладаг. Мөн асуудлыг урьдчилан илрүүлэх, гүйцэтгэлийн явцыг харуулах дашбоард ч мөн энэ системийн гол бүрэлдэхүүн юм.
Гүйцэтгэлээ амжилттай удирдаж чадаж байгаа байгууллагууд нь өрсөлдөх чадвар өндөртэй байдагийг GE-ийн амжилтын туршлага харуулдаг. GE-ийн Гүйцэтгэх захирал асан Jack Welch-ийн хэрэгжүүлсэн байгууллагын гүйцэтгэлийн удирдлагыг сайжруулах үйл ажиллагаа нь ажилтнуудыг нэг зорилгод нэгтгэх буюу ажилтан бүрийн чадварыг хамгийн өндөр хэмжээнд гаргах зорилтдоо хүрч чадсан байдаг.
Харин олон байгууллагын хувьд гүйцэтгэлийн удирдлагын систем нь бүрэн ажилладаггүй, процессийг удаашруулсан, үр дүнгүй байх тохиолдлууд байдаг. Энэ нь энгийнээр харвал тухайн байгууллага хамгийн өндөр үр дүн, үр ашигтай ажиллах хүчин чадлаараа ажиллаж чадахгүй байгаа гэсэн үг. Харин урт хугацаан дахь үр нөлөөг нь харвал тухайн байгууллага технологи, эдийн засаг, бизнеийн орчин, зах зээл өрсөлдөөнд гарч байгаа хурдтай өөрчлөлтүүдэд хариу арга хэмжээ авч чадахгүй болно гэсэн үг.
Хүчтэй гүйцэтгэлийн удирдлага нь энгийнээр хэлбэл “хэмжиж чадвал хэрэгжүүлж чадна” гэсэн алдарт ойлголт дээр суурилдаг. Хамгийн оновчтой удирдлагын систем нь байгууллагын дээд түвшинд зорилт, хүрэх цэгүүд болон хэмжих үзүүлэлтүүдээ тодорхойлж, түүнийг байгууллагын бусад түвшнүүдэд буулгах, өдөр тутмын үйл ажиллагаа, ажилтан бүрийн ажилд нэвтрүүлэх тогтолцоо юм. Менежерүүд эдгээр түлхүүр үзүүлэлтүүдийг тогтмол хянаж, багтайгаа, ажилтнуудтайгаа байнга ярилцаж, явцыг дүгнэх, арга хэмжээ авах үүрэгтэй ба сайн үзүүлэлтийг урамшуулах, муу үзүүлэлтийг үүсгэж буй асуудлыг илрүүлж шийдвэрлэж байх нь маш чухал.
Тулгардаг түгээмэл бэрхшээлүүд
Бодит байдал дээр гүйцэтгэлийн удирдлагын системийг байгууллагад үр ашигтайгаар нэвтрүүлэхэд маш олон бэрхшээлүүд тулгардаг.
- Оновчгүй түлхүүр үзүүлэлт сонгох
- Бодит бус зорилтот түвшин тогтоох
- Гүйцэтгэлийн явцын үнэлгээний нээлттэй байдлын дутагдал
- Харилцан хамаарал муутай төлөвлөлтүүд
- Удирдлагуудын оролцоо бага байх
- Тасралтгүй сайжруулалт хийгдэхгүй байх
Хүчтэй Гүйцэтгэлийн удирдлагын системийг бий болгох нь
Гүйцэтгэлийн түлхүүр үзүүлэлтээ зөв сонгох
Байгууллагын зорилтуудын гүйцэтгэлийг үнэлэх түлхүүр үзүүлэлтүүдийг оновчтой сонгоход туслах хэд хэдэн төрлийн аргачлалууд байдаг. Үүний нэг жишээ нь KPI тэнцвэржүүлэлт юм. Байгууллагууд зорилтонд чиглэсэн үйл ажиллагааны үр дүнг хэмжих KPI-ууд сонгох нь түгээмэл байдаг. Гэтэл үр дүн нь гарчихсан хойно хичнээн хэмжиж үнэллээ гээд засварлах боломжгүй болсон байдаг. Харин чадварлаг компаниуд үйл ажиллагаанд орж байгаа орцоор нь гүйцэтгэлийг урьдчилан үнэлэх аргыг хэрэглэдэг. Орц нь хэдий хэмжээтэй байгаагаас гарц буюу үр дүнг урьдчилан үнэлнэ гэсэн үг. Тийм учраас тухайн зорилтын гүйцэтгэлийг хэмжихдээ зөвхөн нэг KPI-аар үнэлэх нь учир дутагдалтай байдаг ба орц, үйл явц, гарц гэх мэт тэнцвэржүүлсэн байдлаар үнэлэхийг энэхүү аргачлалаар зөвлөдөг.
Тогтвортой хэрэгжүүлэлт
Түлхүүр үзүүлэлт, зорилтот түвшний өөрчлөлтөөс үл хамааран шилдэг компаниуд гүйцэтгэлийн үнэлгээний уулзалт, дүгнэлт зэргийг тогтмол хэрэгжүүлж, гүйцэтгэлийн удирдлагын системийг байгууллагынхаа өдөр тутмын үйл ажиллагааны хэмнэлийн нэг хэсэг болгож чадсан байдаг.
Хэрэв та Байгууллагадаа Гүйцэтгэлийн удирдлагын систем нэвтрүүлэх, гүйцэтгэлийг хэмжих KPI-уудаа хэрхэн оновчтой сонгох арга аргачлалыг суралцах, олон улсын туршлагаас судлах, богино хугацаанд гүйцэтгэлийн үнэлгээний тогтолцоогоо сайжруулах шаардлагатай бол бид танд Гүйцэтгэлийн удирдлагын зөвлөх үйлчилгээг санал болгож байна.
Олон улсын KPI institute-ийн боловсруулсан KPI үнэлгээний аргачлал нь энэ чиглэлээр хийгдсэн 15 гаруй жилийн судалгааны ажлууд, бодит бизнесийн орчинд хуримтлагдсан сайн туршлагууд дээр суурилсан байдаг.
The elements of a good performance management system are easy to describe, but introducing one into an organisation's operations and putting it to use is harder than it seems.
Managing performance effectively is the key factor in achieving an organisation's strategic objectives. A sound performance management system helps to manage employees and resources through formal and informal processes aligned with the organisation's strategic objectives. Detecting problems in advance and providing dashboards that show the course of performance are also central components of such a system.
GE's experience of success shows that organisations which manage performance well are highly competitive. The work carried out by GE's former CEO Jack Welch to improve organisational performance management achieved its aim of uniting employees behind a single goal and bringing out the highest level of each employee's capability.
For many organisations, however, the performance management system does not function fully, slows processes down or produces no result. Put simply, that means the organisation is unable to work at its highest level of results and efficiency. Looked at in terms of its longer-term effect, it means the organisation will become unable to respond to the rapid changes taking place in technology, the economy, the business environment and market competition.
Strong performance management rests, in simple terms, on the well-known idea that "what you can measure, you can implement". The soundest management system is one in which objectives, targets and measures are defined at the top level of the organisation, cascaded to its other levels, and embedded in daily operations and in the work of every employee. Managers are responsible for monitoring these key indicators regularly, discussing them continuously with their teams and their staff, reviewing progress and taking action; it is essential that they reward good results and identify and resolve the problems producing poor ones.
Common difficulties
In practice, many difficulties arise in introducing a performance management system into an organisation effectively.
- Selecting the wrong key indicators
- Setting unrealistic target levels
- A lack of openness in evaluating the course of performance
- Plans that are poorly connected to one another
- Low involvement from management
- Continuous improvement not being carried out
Building a strong performance management system
Choosing your key performance indicators correctly
There are several methodologies that help in selecting the right key indicators for evaluating performance against an organisation's objectives. One example is KPI balancing. It is common for organisations to select KPIs that measure the results of activity directed at an objective. But once the result has already been produced, however much you measure and evaluate it, it can no longer be corrected. Capable companies therefore use a method of assessing performance in advance through the inputs going into the activity — the scale of the input allows the output, or result, to be assessed in advance. For that reason, measuring performance against an objective with a single KPI is inadequate, and this methodology advises evaluating in a balanced way across inputs, process and outputs.
Consistent implementation
Regardless of changes in key indicators and target levels, the best companies hold performance review meetings and reviews consistently, and have made the performance management system part of the rhythm of their organisation's daily operations.
If you need to introduce a performance management system into your organisation, to learn the methodology for selecting the right KPIs to measure performance, to study international practice, or to improve your performance measurement framework within a short time, we offer our performance management consulting service.
The KPI measurement methodology developed by the international KPI Institute rests on more than 15 years of research in this field and on good practice accumulated in real business environments.
