Байгууллагад ERP системийг нэвтрүүлэх үед тухайн компанийн үйл ажиллагаанд багагүй өөрчлөлтүүд хийгддэг. Энэхүү өөрчлөлт байгууллагын тасралтгүй, хэвийн үйл ажиллагаанд саад болохгүйгээр төслийг хэрхэн зохион байгуулах вэ? Ямар үндсэн өөрчлөлтүүд гардаг вэ?
Юуны түрүүнд төслийг хэрэгжүүлэх явцад гардаг дараах түгээмэл өөрчлөлтүүдийг хэрхэн удирдахыг төслийн төлөвлөгөөндөө тусган хэрэгжүүлэх нь чухал.
Өөрчлөлт №1. Ажилтнуудын дижитал ур чадвар
Өмнө нь хүний нөөцийн ажилтан ажлаа цаасан дээр хийдэг байсан бол ERP системийг ашигласнаар программ дээр мэдээллээ оруулаад дараагийн шийдвэр гаргах түвшний хүн хяналт хийхийг хараад суудаг болно гэсэн үг. Энэ өөрчлөлт нь тухайн ажилтнаас ур чадварын өөрчлөлтийг шаарддаг. Шинэ ур чадвар хэрэгтэй болно.
Ихэнх ажилтнууд өөрчлөлтийг таатай хүлээж авдаггүй, дадаж сурсан арга барилаараа ажиллахыг хүсдэг. Тийм учраас энэ өөрчлөлтийг зөв төлөвлөж, зөв ойлгуулахгүй бол ажилчид эсэргүүцэж эхэлдэг. Үүнийг шийдэх хамгийн энгийн болон эхний арга бол энэ ойлголтыг тухайн төслийн удирдагч ажилтнууддаа зөвөөр ойлгуулах хэрэгтэй.
Төслийн менежерүүд ихэвчлэн шууд программыг хэрхэн ашиглах сургалтуудыг хийж эхэлдэг. Гэтэл өөрчлөлт яагаад хэрэгтэй байгаа талаар ойлгуулж, тэр өөрчлөлтөнд хурдан хугацаанд дасан зохицох хэрэгцээ шаардлагыг ойлгуулах нь нэн тэргүүний зүйл байдаг. Хэрэгцээ шаардлагаа ойлгож чадсан ажилтан өөрчлөлтөнд маш хурдан хугацаанд дасан зохицож чаддаг.
Өөрчлөлт №2. Удирдлагын дижитал ур чадвар
Дараагийн нэг ярих зүйл бол шийдвэр гаргалтын процесс өөрчлөгддөг. Ялангуяа топ түвшний удирдлагууд систем нэвтэрч байгаа тохиолдолд уламжлалт аргаар шийдвэр гаргахыг оролддог. Нэгэнт хамт олноороо өөрчлөлт хийхээр шийдвэр гаргасан бол тухайн шинэ процессийн дагуу шийдвэр гаргалтуудыг хийж хэвшүүлэх нь удирдлагын багийн үүрэг болдог. Иймд манлайллын түвшинд менежрүүдээс мөн шинэ ур чадваруудыг шаарддаг.
Ажилтнуудаасаа түрүүлж суралцаж, тухайн процессийг өөрийн үйл ажиллагаанд нутагшуулж, тохируулах шаардлагатай болно. Тэгэхээр удирдлагын манлайллыг хэрхэн өөрчлөлтөнд бэлэн байлгах вэ? гэсэн удирдлагуудад зориулсан сургалтуудыг явуулах хэрэгцээ, шаардлага гарч ирж байгаа юм.
Эдгээр өөрчлөлтүүдийг урьдчилан тооцоолж, байгууллагадаа ERP системийг нэвтрүүлж, бизнес процесст өөрчлөлт гарахад ямар нэгэн хүндрэлгүйгээр өөрчлөлт хийгдэх боломжтой гэдгийг онцолж байна.
In brief
On change management during an ERP implementation. Introducing an ERP system brings considerable change to a company's operations, and the article asks how to organise the project so that this change does not disrupt continuous, normal operation, and what the main changes are.
It argues that the first priority is building into the project plan how the common changes will be managed. Where an HR employee previously did their work on paper, using an ERP system means entering information into software and then watching while the person at the next decision level reviews it — a change that demands new skills of that employee. Most employees do not welcome change and want to work in the way they are used to, so unless the change is planned and explained properly they begin to resist; the simplest and first remedy is for the project leader to explain the idea to employees correctly.
